Budowa i opis programu

Opis programu "CLEAN - EXPRESS PC"

Powyższy spis pokazuje spis treści opisu programu.
Pełny Spis Treści (zawartość) programu "CLEAN - EXPRESS PC" można zobaczyć w tym pliku PDF.

powrót do góry

Budowa i opis programu

Program "CLEAN - EXPRESS PC" jest zespołem zintegrowanych procedur wymieniających się wynikami obliczeń, a także zestawem procedur korzystających ze wspólnych baz danych. Elastyczna i czytelna struktura programu daje szerokie możliwości zastosowania programu niemal do każdego zadania związanego z obliczeniem ceny, stawek, cen jednostkowych, symulacji kosztu usługi czy uzasadnienia ceny wykonania usługi. Program ma budowę modułową, stąd może on być użyteczny zarówno w małych firmach, obsługujących kilka obiektów i zatrudniających niewiele osób personelu sprzątającego, jak i w firmach czy oddziałach firm zatrudniających kilkadziesiąt lub kilkaset osób.

Obsługa programu jest intuicyjna, przyjazna dla operatora, bowiem kolejność sekwencji programu wynika z logiki poprzednich działań, a podstawowe, wejściowe parametry pracy programu autor "zasugerował" (skonfigurował) operatorowi. Z czasem, obsługę programu powierzyć można personelowi średniego szczebla. Kierownictwu pozostanie weryfikacja lub korekcja poczynionych w programie założeń lub wprowadzanie całkiem nowych rozwiązań zgodnych z polityką firmy.

Uwaga: Załączone do dokumentacji wartości, w tym dane wejściowe, współczynniki lub stawki należy traktować jako ilustrację wymagań programu, a rzeczywiste wartości należy wprowadzić zgodnie lokalnymi warunkami, z profesjonalną wiedzą oraz stosownie do przyjętej strategii firmy (we wszystkich przykładach dane oraz nazwy są fikcyjne).

powrót do góry

Karta obiektu (arkusz do wywiadu / wizji lokalnej)

W praktyce wiedza o obiekcie i metodzie wykonania usługi pozyskana tylko z materiałów zamawiającego (SIWZ), czy opisu zamówienia, zwykle nie jest wystarczająca do wykonania rzetelnej wyceny. Celem ograniczenia ryzyka związanego z nie trafionym kosztorysem usługi należy przeprowadzić dokładną wizję lokalną obiektu. Przy pomocy opracowanego przez autora arkusza pytań, nazywanego dalej Kartą Obiektu, można profesjonalnie i sprawnie, wykazując się przy tym dużą wiedzą przed Zamawiającym - przeprowadzić wizję lokalną miejsc wykonania zamówienia. Pozyskane tą drogą informacje spowodują, że praca z programem "CLEAN-EXPRESS PC" sprowadzi się, w dużym uproszczeniu, do przeniesienia informacji z Karty Obiektu na aktywny arkusz programu.

powrót do góry

Karta Obiektu (ankieta)

Karta obiektu (ankieta) to usystematyzowany zestaw pytań pomocniczych o obiekcie, pytań kierowanych do zamawiającego. Ankieta pozwala na aktywne działania marketingowe firmy sprzątającej, na szybkie dotarcie z zapytaniem ofertowym do klienta faksem lub pocztą elektroniczną.

powrót do góry

Program kalkulacji usługi (przykład)

W programie "CLEAN-EXPRESS PC" zastosowano mechanizm wymiany informacji pomiędzy podprogramami z wykorzystaniem utajnionych danych zgromadzonych w kilku bazach danych programu. Arkusz w programie jest arkuszem aktywnym, zawarte w nim informacje (o przedmiocie zamówienia, potencjale firmy, jej zdolności i możliwościach wykonawczych) są automatycznie pobierane, przetwarzane lub powielane do dalszych części programu.

Program "CLEAN-EXPRESS PC" umożliwia opis obiektu za pomocą:

  • do dwunastu segmentów powierzchni (np.: powierzchnia biurowa, pow. komunikacji, pow. magazynów, kl. schodowych, WC, pow. terenów utwardzonych, zielonych, parkingu, itp.),
  • czynności na nich wykonywanych, tzw. codziennych i okresowych,
  • liczby dni usług, czy liczby serwisów usługowych, krotności prac w jednym dniu,
  • prac dodatkowych uwzględnionych w kontrakcie (np. mycie okien, pranie wykładzin, nakładanie powłok polimerowych, czy pielęgnacja zieleni).

Konstrukcja programu wymaga zadeklarowania przez operatora liczby dni pracy w miesiącu na każdym opisanym segmencie powierzchni, klasy obiektu, akceptacji warunków zatrudnienia oraz sposobu nadzoru.

Program uwzględnia: klasę obiektu, warunki pracy w obiekcie, wysokość płac dla personelu i koszty z tym związane, zakup ubrań roboczych, koszt sprzętu i maszyn do wykonania zamówienia, zakup środków czystości oraz artykułów higieny. Program sugeruje koszt nadzoru, a także ewentualne zakupy operacyjne (np. drobne uzupełnienia sprzętu, zakup piasku, NaCl, nasadzeń czy wymianę mat wejściowych) - jako przewidywane wydatki wykonawcy.

W wyniku obliczeń program generuje wartości netto, brutto, VAT, określa stawki (zł/m2) za usługę netto, brutto, kwoty VAT dla zdefiniowanych segmentów powierzchni obiektu. Obliczone przez program stawki uwzględniają w sobie współczynniki pracy, liczbę dni pracy w miesiącu, liczbę zmian pracy, koszt serwisu dziennego, nadzór, oraz wszystkie koszty związane z obsługą kontraktu.

Dla wygody operatora autor opracował podprogram obliczania stawek i cen - jednocześnie dla wszystkich dwunastu przewidzianych w programie segmentów powierzchni obiektu.

Program umożliwia symulację wariantów ceny usługi w zależności od planu zatrudnienia personelu sprzątającego, warunków pracy w obiekcie, indywidualnych cech wykonawcy oraz od bieżącej polityki firmy.

Program kalkulacji usługi, na podstawie informacji o obiekcie, przyjętych założeniach i danych do programu oraz charakterze przyszłych prac - generuje cenę usługi za cały okres zamówienia, oblicza kwotę VAT, a także kwotę brutto jako sumę składowych cen za sprzątanie lub kompleksowe sprzątanie wszystkich segmentów powierzchni obiektu.

Uwaga: opis przykładu kalkulacji usługi ma za zadanie zapoznanie zainteresowanych z zawartością oraz zakresem możliwości programu - nie jest instrukcją obsługi programu!

Program "CLEAN - EXPRESS PC" umożliwia opis obiektu za pomocą:

  • do dwunastu segmentów powierzchni (na przykład: powierzchni biurowych, powierzchni komunikacji, powierzchni magazynów, klatek schodowych, wc, powierzchni terenów utwardzonych, zielonych, parkingu, i tym podobne),
  • czynności na nich wykonywanych (codziennych i okresowych),
  • liczby dni usług, ich krotność w ciągu dnia, liczby serwisów usługowych,
  • prac dodatkowych uwzględnionych w kontrakcie (na przykład: mycie okien, przeszkleń, pranie wykładzin, nakładanie powłok polimerowych, pielęgnacja zieleni).

Konstrukcja programu wymaga zadeklarowania przez operatora liczby dni pracy w miesiącu na każdym opisanym segmencie powierzchni, klasy obiektu oraz wymaga akceptacji lub zadeklarowania własnych warunków zatrudnienia i nadzoru.

Program uwzględnia: klasę obiektu, warunki pracy w obiekcie, wysokość płac dla personelu i koszty z tym związane, zakup ubrań roboczych, sprzętu i maszyn do wykonania zamówienia, zakup środków czystości oraz artykułów higieny. Program sugeruje koszt nadzoru, a także ewentualne zakupy operacyjne (na przykład: drobne uzupełnienia sprzętu, zakup piasku, nasadzeń czy wymianę mat wejściowych - jako przewidywane wydatki operacyjne wykonawcy).

W wyniku obliczeń program generuje wartości netto, brutto, VAT, określa stawki (zł/m2) za usługę netto, brutto, stawki VAT - dla zdefiniowanych segmentów powierzchni obiektu.

Dla wygody operatora autor opracował podprogram obliczania stawek i cen - jednocześnie dla wszystkich dwunastu przewidzianych w programie segmentów powierzchni obiektu.

Program umożliwia symulację wariantów ceny usługi w zależności od przyjętego planu zatrudnienia personelu sprzątającego, warunków pracy w obiekcie, indywidualnych cech wykonawcy lub od bieżącej polityki firmy.

Program kalkulacji usługi, na podstawie informacji o obiekcie, przyjętych założeniach i danych do programu oraz charakterze przyszłych prac - generuje cenę usługi za cały okres zamówienia, oblicza % i kwotę VAT, a także kwotę brutto jako sumę składowych cen za sprzątanie lub kompleksowe sprzątanie wszystkich segmentów powierzchni obiektu.

Uwaga: opis przykładu kalkulacji usługi ma za zadanie zapoznanie zainteresowanych z zawartością oraz zakresem możliwości programu - nie jest instrukcją obsługi programu!

powrót do góry

Informacje poufne firmy wykonawcy

Ukryte miejsce w programie, oznaczone (0.-0.) służy do wpisania informacji o parametrach pracy firmy, do zdefiniowania i ustawienia poufnych parametrów programu oraz do wyboru strategii pozyskiwania usług. W tej części programu można zadeklarować do 40 parametrów globalnych, tzn. takich składników jak: klasa obiektu, stawki płac dla personelu sprzątającego, stawki za prace dodatkowe w kontrakcie, narzut/marżę, koszt nadzoru, przewidywany koszt preparatów chemicznych (środków czystości), artykułów higieny, warunki zakupu sprzętu, koszty operacyjne, a także inne ważne parametry związane z charakterem przyszłych prac.

powrót do góry

Obliczenia PC (ilość personelu, optymalna liczba roboczogodzin w ciągu miesiąca)

Proces kalkulacji rozpoczyna się od przetworzenia przez PC parametrów powierzchni obiektu, liczby dni pracy w miesiącu, liczby godzin dostępu do obiektu oraz zakładanych cech wykonawcy - na optymalną liczbę personelu niezbędną do wykonania zamówienia. Zasugerowana przez program optymalna liczba roboczogodzin jest powielana do dalszego przetwarzania.

Po rozwinięciu ukrytych komórek (1.-1.) otrzymamy wynik obliczenia, tj. optymalną liczbę rbg/m-c (lub na 1 dzień) do wykonania usługi dla każdego zdefiniowanego segmentu powierzchni.

powrót do góry

Plan zatrudnienia, metoda realizacji usługi

Podstawą rzetelnej kalkulacji usługi, obok wniosków z wizji lokalnej, jest profesjonalnie opracowany, realny i optymalny plan zatrudnienia (metoda realizacji obsługi obiektu). Program deklaruje i przyporządkowuje liczbę personelu, liczbę dni i godziny pracy do wpisanego do programu, czytelnego szablonu planu zatrudnienia. Plan zatrudnienia może być poszerzony, zmieniony lub uzupełniony przez operatora zgodnie z posiadaną wiedzą, doświadczeniem lub też, dostosowany do planowanych rozwiązań organizacyjnych w obiekcie świadczonej usługi.

Zaleca się aktualizować zasugerowaną przez autora treść opisu głównych czynności do przewidywanego zakresu prac w obiekcie lub do oczekiwań zawartych w SIWZ (to jest: Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia). Opis tych czynności zostanie automatycznie wpisany do harmonogramu prac.

Informacje z tej części programu są automatycznie powielane do dalszego przetwarzania. Po rozwinięciu ukrytych komórek (2.-2. i 2a.-2a.) otrzymamy gotowy załącznik do oferty cenowej - "Metoda realizacji usługi, plan zatrudnienia".

powrót do góry

Płace dla personelu sprzątającego, stawki godzinowe

Program zestawia w logicznej zależności: optymalną liczbę personelu przewidzianą do wykonania zamówienia, wysokość stawek za 1 rbh (roboczogodzinę) pracy, liczbę godzin i dni pracy w miesiącu dla zmian pracowniczych lub sekcji, liczbę brygadzistów, dyżurów, liczbę osób do serwisu, a także deklaruje jeden z możliwych sposobów nadzoru nad personelem. Plan zatrudnienia, stawki oraz płace mogą być zatwierdzone lub zmienione przez operatora. Wszystkie informacje z "Płace dla Personelu Sprzątającego, Stawki Godzinowe" zostają następnie przetworzone i powielone do dalszej części programu. Po rozwinięciu ukrytych komórek (3.-3.) otrzymamy gotowy dokument - "Płace dla Personelu Sprzątającego, Stawki Godzinowe". Dokument ten będzie podstawą dla działu operacyjnego firmy sprzątającej do rozpoczęcia naboru oraz szkoleń zawodowych - stosownie do przewidzianych technologii wykonania prac oraz zamówionego sprzętu do wykonania zamówienia.

powrót do góry

Lista sprzętu, urządzeń i maszyn do wykonania zamówienia

W zależności od charakteru i klasy obiektu, rodzaju oraz wielkości segmentów powierzchni, jak również liczby personelu sprzątającego - program dokona wstępnego wyboru sprzętu, maszyn i urządzeń. Lista sprzętu, będąca jedną z baz programu, zawiera 73 dokładnie opisane jednostki sprzętowe: nazwę sprzętu, typ i zastosowanie, ilość sztuk, koszt zakupu, nazwę producenta. Jednostki sprzętowe uszeregowano w 8 podgrupach. Wpisana do bazy programu lista sprzętu ręcznego, maszyn i urządzeń, oraz zasugerowana przez program ilość sztuk do zakupu - może być przez operatora uzupełniona lub całkowicie zmieniona. Zmiana ta winna być zbieżna z przyjętą koncepcją prac, zgodna z przewidywanymi rozwiązaniami technologicznymi wykonawcy, a także, co jest bardzo ważne, powinna uwzględniać oczekiwania zamawiającego (o ile są one wymieniane w SIWZ). Autor przewidział, że każdy z operatorów programu "CLEAN-EXPRESS PC" wpisze do bazy programu, w odpowiednie podgrupy i miejsce, preferowany przez jego firmę sprzęt, maszyny i urządzenia. Po rozwinięciu ukrytych komórek (4.-4.) otrzymamy gotowy załącznik do oferty cenowej - " Lista Sprzętu i Maszyn do Wykonania Zamówienia". Lista sprzętu jest również dokumentem dla działu operacyjnego wykonawcy i stanowić może podstawę do jego zamówienia.

powrót do góry

Kosztorys Miesięcznej Ceny Usługi (średnia cena jednostkowa) - kosztorys dla zamawiającego

Cena oferty jest ceną netto (ceną ryczałtową netto) i brutto za 1 miesiąc usługi. Podstawą do obliczenia ceny usługi są: opis przedmiotu zamówienia wg SIWZ, informacje z arkusza wizji lokalnej (Karty Obiektu) lub z ankiety, a także informacje z bazy danych programu "CLEAN-EXPRESS PC". Przyjęte jest, że zamawiający może wymagać od oferenta przedstawienia kalkulacji ceny usługi.

Autor w tej części programu zaproponował taki wariant kalkulacji, który zwykle spełnia oczekiwania nawet najbardziej doświadczonych członków komisji zamawiającego. W tabeli po lewej stronie wymienione są najważniejsze składniki miesięcznego kosztu usługi. Szczególną uwagę zamawiający zwraca na kwoty w rubryce: "płace", "podatki i składki na ZUS" oraz na "socjalne i chorobowe". Oddzielną, nie mniejszą uwagę zamawiający przywiązuje do kwot, jakie wykonawca planuje przeznaczyć na zakup środków czystości, sprzęt i maszyny do realizacji zamówienia, a także, w zależności od wymagań zawartych w SIWZ, do kwot przeznaczonych na zakup artykułów sanitarnych do WC w obiektach zamawiającego. Po rozwinięciu ukrytych komórek (5.-5.) otrzymamy gotowy załącznik do oferty cenowej - "Kosztorys Miesięcznej Ceny Usługi /średnia cena jednostkowa/, płace brutto, planowaną liczbę godzin na wykonanie zamówienia itp.". Uwaga: brak któregoś z oczekiwanych przez zamawiającego składników kalkulacji ceny usługi, czy rażąco niski poziom przewidywanych kwot, może skutkować odrzuceniem oferty!

powrót do góry

Formularz wyników przetargu

Jest to przygotowany przez program szablon do wpisania cen ofertowych konkurencji oraz zaproponowane przez te firmy warunki realizacji kontraktu - ogłaszane zwykle przez komisje przetargowe podczas otwarcia ofert.

Oferowane przez konkurencję ceny dobrze jest zachować w programie w celach poznawczych. Takie postępowanie umożliwi analizę własnych opracowań i porównania ich z ofertą konkurencji.

Wnioski z tej lektury, po czasie i na chłodno, powinny wpłynąć mobilizująco na pracę działu handlowego a zwłaszcza na dział usług firmy - skłonić do poszukiwań nowocześniejszych, lepszych i wydajniejszych rozwiązań organizacyjnych.

Autor wpisał do szablonu bardzo pomocny w praktyce program obliczenia wyniku przetargu.

powrót do góry

Oferta cenowa usługi

Efektywność działu sprzedaży jest pochodną wielu elementów, w tym ilości wysłanych ofert, a także poziomem ich opracowania. Treść oferty musi być profesjonalnie przygotowana, przekonywująca, zdania sformułowane jednoznacznie, cena zaś rzetelnie uzasadniona. W ofercie należy zaznaczyć gotowość oferenta do negocjacji cenowych!

Najlepiej, gdy oferta cenowa różni się czymś szczególnym od ofert konkurencji. Zaproponowany

w programie szablon oferty cenowej posiada wiele zalet.

Zaproponowany w programie szablon oferty cenowej operator winien każdorazowo dostosować do tematu zamówienia, indywidualnych cech wykonawcy oraz oczekiwań zamawiającego, zaś liczba i treść załączników powinna merytorycznie wspierać ofertę. W szablonie niebieską czcionką zaznaczono te fragmenty oferty cenowej, które poleca się szczególnej uwadze operatora programu. Mogą one być zmienione, poprawione lub w całości usunięte dla zachowania właściwej treści oferty. Czarną czcionką zapisano kanon profesjonalnej oferty cenowej. Program "CLEAN-EXPRESS PC" automatycznie wykonuje i proponuje do wyboru do 10 załączników do oferty cenowej.

Wszystkie arkusze i załączniki programu "CLEAN-EXPRESS PC" są aktywne, tak więc istotna część oferty cenowej jest automatycznie, na bieżąco aktualizowana o opisy, parametry, ceny, kwoty itp. - jako wynik przetwarzania programu.

Według autora programu, oferta to "oblicze" firmy, więc należy ją pokazać z jak najlepszej strony.

Ofertę Cenową zapisano w programie pliku 7-17 w zakładce nr 2.

powrót do góry

Zakres wykonywanych prac (propozycja)

Do pamięci programu wpisano kompletny, czytelny, profesjonalny zakres prac. Treść zakresu prac, nazwa segmentów powierzchni obiektu, opis prac, czy częstotliwość ich wykonywania może być przez operatora zmieniona, uzupełniona lub usunięta stosownie do potrzeb SIWZ lub oczekiwań zamawiającego. Natomiast treść prac dodatkowych, czy tzw. prac niestandardowych, łącznie z ich nazwą, wielkością powierzchni i częstotliwością wykonywania program wpisuje na bieżąco do zakresu prac bezpośrednio. Przemyślany, fachowo opracowany zakres przewidywanych prac jako propozycja dla zamawiającego, jest wartościowym merytorycznie załącznikiem do oferty cenowej, w znacznym stopniu uwiarygodnia oferenta. Zakres Prac zapisano w pliku nr 30 programu.

powrót do góry

Cennik usług podstawowych i prac na zlecenie

Cennik prac i usług jest jednym z najważniejszych załączników profesjonalnej oferty cenowej.

Cennik zawiera:

  • ceny jednostkowe/stawki za usługi podstawowe powielone bezpośrednio z arkusza kalkulacyjnego, jako wynik obliczeń programu;
  • ceny jednostkowe/stawki za prace dodatkowe, nie uwzględnione w kontrakcie, wg których usługobiorca będzie rozliczał dodatkowo zlecone mu prace.

Wpisana do cennika usług szeroka oferta prac dodatkowych, może wpłynąć na wybór tego a nie innego wykonawcy.

Cennik Prac Podstawowych i Usług na Dodatkowe Zlecenie jest załącznikiem opracowanym w całości przez program, zawiera niezbędne opisy i aktualne stawki kosztorysu netto w PLN za usługę wykonywaną w okresie 1 miesiąca na zdefiniowanych segmentach powierzchni. Cennik zapisano w programie pliku 7-17 w zakładce nr 2.

powrót do góry

Harmonogram prac (propozycja)

Harmonogram prac jest graficznym odwzorowaniem przyjętego planu zatrudnienia personelu w obiekcie, w okresie jednego tygodnia. Harmonogram w sposób jednoznaczny definiuje liczbę personelu sprzątającego na zmianie I, II lub III, wyróżnia zakres wykonywanych zadań, godziny rozpoczęcia i zakończenia prac sekcji, liczbę i rodzaj serwisów usługowych, czy charakter dyżurów w obiekcie.

Do zaproponowanego przez autora harmonogramu, na bieżąco z innych części programu można wprowadzić: nazwę sekcji, opisy głównych czynności, liczba pracowników, a także łączna liczba godzin pracy przeznaczona do obsługi obiektu w okresie 1 miesiąca.

Harmonogram prac jest szczególnie przydatny w obiektach o szeroko rozbudowanych sekcjach pracowniczych (obiekty klasy A, hipermarkety, galerie handlowe, uczelnie, zakłady przemysłowe). Harmonogram, jako plan zatrudnienia, przydatny jest wszędzie tam, gdzie wymagane są częste interwencje personelu sprzątającego lub trudny jest nadzór nad pracownikami, np. z powodu dużej liczby poziomów (pięter) czy znacznej powierzchni obiektu. Harmonogram pozwala również dostrzec te zagrożenia dla prawidłowej obsługi obiektu, które nie są widoczne bez szczegółowej analizy planu pracy. Harmonogram jest wartościowym merytorycznie załącznikiem do oferty cenowej.

Harmonogram prac zawarty jest w pliku nr 21.-22. programu.

powrót do góry

Opis wykonania usługi (Karta Obiektu)

Karta Obiektu jest podstawowym dokumentem dla działu operacyjnego wykonawcy. Karta jest opracowana w całości przez program i zawiera niezbędne informacje o zleceniodawcy, temacie zlecenia, miejscu realizacji usługi, terminie rozpoczęcia prac i liczbie obiektów. Karta zawiera również nazwę i parametry (m2) segmentów powierzchni, plan zatrudnienia, godziny pracy, opis prac dodatkowych oraz limity miesięcznych kosztów obsługi obiektu.

Karta Obiektu jest "mapą obiektu" dla działu operacyjnego wykonawcy i wraz z listą sprzętu, zakresem prac oraz tabelą kosztów operacyjnych - jest podstawą do rozpoczęcia kontraktu.

Karta Obiektu określa optymalne warunki realizacji usługi. Kartę Obiektu zapisano w pliku 7-17 w zakładce nr 4 programu.

powrót do góry

Sprawozdanie Miesięczne

Sprawozdanie Miesięczne jest to dokument sprawozdawczy - szablon, przeznaczony dla kierownika prac w obiekcie.

Do zadań kierownika prac należy wpisanie do szablonu, z końcem każdego miesiąca, sumy wszystkich kosztów obsługi obiektu oraz łączną kwotę zakupów operacyjnych.

Szablon, tuż obok, przy zdefiniowanych przez program limitach miesięcznych, posiada sześć wolnych rubryk do wpisania, zgodnie ze stanem faktycznym, sumy poniesionych kosztów obsługi kontraktu. Część opisowa szablonu opracowana jest przez program i zawiera: informacje o obiekcie, nazwisko przedstawiciela zleceniobiorcy, zleceniodawcy, telefony kontaktowe, rubryki Sprawozdanie Miesięczne zapisano w pliku nr 39 programu.

powrót do góry

Metoda kontroli opłacalności kontraktów (Protokół Miesięcznego Wykonania Budżetu)

Kontrolę opłacalności kontraktów wykonuje się w aktywnym arkuszu - dokumencie, tzw. Protokole Miesięcznego Wykonania Budżetu.

Protokół zawiera wpisane przez Kierownika Prac, oddzielnie przed rozpoczęciem każdego z kontraktów, wygenerowane przez program kwoty, tzw. limity miesięczne do wydatkowania na realizację obsługiwanych (nadzorowanych) przez Kierownika obiekty (patrz; program, Kosztorys Miesięcznej Ceny Usługi, Załącznik Nr 6).

Arkusz, tj. Protokół Miesięcznego Wykonania Budżetu oblicza i porównuje, limity miesięczne z faktycznymi kosztami poniesionymi w danym miesiącu na realizacje kontraktów.

Bazowymi ustaleniami są, oddzielnie dla każdego obiektu: limit kwoty na płace netto, limit kwoty netto na zakup artykułów higieny do obiektu oraz limit kwoty netto na zakup środków czystości..

Tak skonstruowany Protokół Miesięcznego Wykonania Budżetu zmusza Kierownika Prac do znajomości ceny każdego artykułu higieny, ceny każdej rolki papieru toaletowego,,,, , ceny każdego koncentratu lub preparatu stosowanego w obiekcie. A co najważniejsze - znajomości i sporządzenia dokumentu wypłaty (miesięcznej listy płac) oddzielnie dla każdego obsługiwanego (nadzorowanego) obiektu oraz dla zatrudnionych tam pracowników sprzątających obiekt.

I bardzo dobrze! Wszak jego rolą jest inteligentna, przemyślana i w miarę oszczędna realizacja umów-kontraktów, a przez to przynoszenie zysków firmie, w której jest zatrudniony.

Protokół Miesięcznego Wykonania Budżetu jest czytelny, jego wynik jest obiektywny. Protokół jest doskonałą, sprawdzoną metodą szybkiego, skutecznego i niezawodnego monitorowania kosztów obiektów firmy sprzątającej oraz monitorowania pracy jej Kierowników Obiektu.

Protokół Miesięcznego Wykonania Budżetu zapisano w pliku nr 40 programu. W analizowanym przykładzie monitorowanych jest jednocześnie kilka pozycji: przychód miesięczny netto wg umowy, przychód z prac dodatkowych, liczba etatów wykonujących usługę, przychód netto na 1 etat, koszt zakupu art. higieny, koszt poniesiony na zakup środków czystości.. Już na pierwszy rzut oka widać, że koszty wykonania usługi w obiekcie X w miesiącu Y nie były przekraczane. Stosownie więc do polityki firmy, może nastąpić nagradzanie wyróżniających się pracowników. Protokół zawarty jest w pliku nr 40 programu.

powrót do góry

Karta Kontroli Okresowej Kosztu Usługi

Karta Kontroli Okresowej Kosztu Usługi jest opracowanym przez program arkuszem - dokumentem do przechowywania w pamięci PC informacji o kosztach usługi odczytanych z kolejnych sprawozdań miesięcznych. Program, dane każdego miesiąca pracy przetwarza i porównuje z przyjętymi za bazowe ustaleniami.

Wynik porównania jest czytelny i obiektywny - pozwala kierownictwu firmy na szybką ocenę opłacalności zawartej umowy.

Karta Kontroli Okresowej jest doskonałą, sprawdzoną metodą szybkiego, skutecznego i niezawodnego monitorowania kosztów obsługi obiektu.

Kartę Kontroli Okresowej Kosztu Usługi zapisano w arkuszu nr 8. w II pliku programu. W przykładzie monitorowanych jest jednocześnie sześć najważniejszych składników kosztu usługi oraz godziny "urlopowe" oraz "chorobowe" personelu sprzątającego w obiekcie. Już na pierwszy rzut oka widać, że w kolejnych miesiącach koszty wykonania usługi nie były przekraczane, a w marcu wystąpił wyraźny spadek kosztów. Stosownie więc do polityki firmy, może nastąpić nagradzanie wyróżniających się pracowników.

powrót do góry

Karta Kontroli Pracy Kierownika Obiektu (Karta Kontroli Czystości Obiektu)

Karta Kontroli Pracy Kierownika Obiektu jest dokumentem - szablonem do obiektywnej oceny jakości świadczonych usług. Na jej podstawie służby kontrolne wykonawcy ocenić mogą, czy wszystkie rodzaje prac są wykonywane z należytą starannością, czy zachowane są procedury, przestrzegane terminy oraz, czy systematycznie wykonywano czynności opisane w zakresie prac.

Systematyczna analiza Karty Kontroli Czystości Obiektu przez kierownictwo wykonawcy pozwala szybko wyeliminować wszystkie nieprawidłowości i ograniczyć do minimum zagrożenia utraty kontraktu.

W przykładowym obiekcie ocena "3,5" (w pięciostopniowej skali) jest wypadkową (średnią) z dwóch ocen kontroli czystości obiektu (w dniach 07.01. i 20.02.2008 r.). Ocenie czystości poddano 34 miejsca w obiekcie w 5 segmentach powierzchni obiektu: 1.Przedsionki, hole recepcja, 2.Windy, korytarze, klatki, 3. WC przy recepcji, 4.Garaż wewnątrz budynku oraz 5.Teren zewnętrzny.

Przykładową Kartę Kontroli Czystości Obiektu zapisano w pliku nr 34 programu.

powrót do góry

Podsumowanie:

Program "CLEAN - EXPRES PC" zapewnia profesjonalnym, usługowym firmom sprzątającym:

  1. Arkusze do wizji lokalnych oraz ankietę do zapytań ofertowych
  2. Rzetelną i obiektywną kalkulację ceny usługi (1)
  3. Wiele wariantów oferty z uwzględnieniem klasy i parametrów obiektu, warunków pracy i strategii firmy, charakteru wykonywanej usługi oraz aktualnej sytuacji rynkowej
  4. Profesjonalną, bogatą merytorycznie, wyczerpującą ofertę cenową (2.) oraz osiem załączników do oferty, w tym:
    • metodę realizacji usługi, plan zatrudnienia (1.2)
    • listę sprzętu i urządzeń do realizacji zamówienia (1.4)
    • kalkulację ceny (wersja dla zamawiającego) wraz ze średnią stawką usługi 1.5)
    • zakres wykonywanych prac (3)
    • cennik usług podstawowych i prac na dodatkowe zlecenie (4)
    • harmonogram, grafik prac (5)
  5. Kompletne materiały dla działu operacyjnego firmy wykonawcy, w tym:
    • zakres wykonywanych prac (3)
    • opis wykonania usługi /tzw. Karta Obiektu/ (6)
    • plan zatrudnienia, płace (1.3),
    • listę sprzętu i urządzeń do realizacji zamówienia (1.4)
    • tabelę prac dodatkowych i kosztów operacyjnych (1.6)
    • sprawozdanie miesięczne (7),
    • kartę kontroli okresowej kosztów usługi (8.)
    • kartę kontroli jakości usługi (9)
  6. Usprawnienie komunikacji pomiędzy działami firmy odpowiedzialnymi za przygotowanie, realizację i nadzór nad kontraktem.

Zaleca się materiały dla działu operacyjnego przesyłać w formie elektronicznej - ułatwi to i wydatnie przyspieszy proces przygotowania związany z wdrożeniem usługi, a następnie z obsługą kontraktu. Obok wyżej opisanych zadań (patrz 22. od A do F) program "CLEAN-EXPRESS PC" automatycznie opracowuje:

  • opis kopert przetargowych,
  • stronę tytułową ofert,
  • spis treści składanych dokumentów,
  • upoważnienie do podpisania oferty lub umowy,
  • pismo do zamawiającego o wyjaśnienie SIWZ,
  • oświadczenie o podwykonawcach oraz inne.

Program "CLEAN-EXPRESS PC" jest owocem codziennej, ponad pięcioletniej pracy autora, setek godzin spędzonych przy pulpicie monitora, analizy wielu sprawozdań operacyjnych, materiałów przetargowych, literatury fachowej. Autor przeprowadził dziesiątki rozmów z zamawiającymi, właścicielami firm sprzątających, szefami działu usług, kierownikami obiektów - wywarły one cenny wpływ na ostateczny kształt programu. Program spełnia, a według niektórych nawet przewyższa oczekiwania jego użytkowników - profesjonalnych firm sprzątających, administratorów obiektów, office i property managerów oraz innych korzystających z usługi profesjonalnego sprzątania.

Autor dziękuje za cierpliwość Żonie oraz dzieciom Dorianie oraz Marcie.